การปฏิบัติที่เป็นเลิศ
การใช้รูปแบบการบริหารแบบ ๔ D เพื่อพัฒนาคุณภาพการศึกษาของโรงเรียนบ้านค้อราษฎร์บำรุงวิทยา
สภาพปัญหา
จาการประเมินภายนอกรอบ ๓ คณะกรรมการประเมินภายนอกรอบ ๓
ได้ให้ข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา ดังนี้
๑. ผู้เรียนที่มีผลการเรียนต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐาน ควรได้รับการพัฒนาให้มีผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนสูงขึ้นอย่างเป็นระบบ
๒. ส่งเสริมให้ผู้เรียนได้รับการฝึกฝนความสามารถในด้านการคิดวิเคราะห์ คิดสังเคราะห์อย่างสร้างสรรค์และคิดอย่างมีวิจารณญาณ ให้อยู่ในระดับดี
๓. ครูทุกคนควรจัดการเรียนการสอนเพื่อยกระดับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนที่ต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐาน รวมทั้งส่งเสริมให้ครูทุกคนได้รับการพัฒนาด้านการประเมินแบบวัด แบบทดสอบ และการจัดทำวิจัยในชั้นเรียนทุกภาคเรียน โดยจัดกิจกรรมฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ และกิจกรรมดูงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง
๔. สถานศึกษาเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายร่วมบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ โปร่งใสและตรวจสอบได้
๕. ควรมีนวัตกรรมหรือตัวอย่างการปฏิบัติที่เป็นเลิศ (GoodPractice) ของสถานศึกษาที่เป็นประโยชน์ต่อสังคม
จากข้อเสนอแนะดังกล่าว โรงเรียนจึงค้นคว้าหารรูปแบบการปฏิบัติที่เป็นเลิศ (GoodPractice) ของสถานศึกษา คือ รูปแบบการบริหารแบบ ๔ D เพื่อพัฒนาคุณภาพการศึกษาของโรงเรียนบ้านค้อราษฎร์บำรุงวิทยา
วิธีการ/ขั้นตอน/กระบวนการที่ดีของโรงเรียน
รูปแบบการบริหารแบบ ๔D เป็นรูปแบบที่ผู้รายงานสังเคราะห์ขึ้นมาจากหลักการและทฤษฎีการ บริหาร การปฏิรูปการศึกษา โดยนำมาเชื่อมโยงให้มีความสอดคล้องเป็นวงจรเชิงระบบ ซึ่งประกอบด้วย การกระจายอำนาจ (D๑ ) การพัฒนา (D๒ ) การปฏิบัติ(D๓ ) และการกำกับติดตาม (D๔ ) โดยที่ในแต่ขั้นตอนยังมี องค์ประกอบย่อยที่ทำให้ขั้นตอนนั้นมีความหมายและสามารถดำเนินการได้ โดยใช้หลักการทางการบริหาร ต่างๆ เช่น หลักธรรมาภิบาล หลักการสร้างทีมงาน การบริหารจัดการความรู้ (KM.) วงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (P D C A) หลักของการวางแผน การนิเทศแบบกัลยาณมิตร เทคนิคการรายงาน เป็นต้น ซึ่งรายละเอียดของ ขั้นตอนในการใช้รูปแบบการบริหารแบบ ๔D มีดังต่อไปนี้
๑. การกระจายอำนาจ (Decentralization : D๑ ) เป็นการมอบอำนาจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติ หน้าที่ ตามภาระงาน เป็นการกระจายอำนาจตามลำดับความรับผิดชอบไปสู่บุคลากรเป้าหมาย โดย อาศัยหลักธรรมาภิบาล (Good governance) ได้แก่ หลักนิติธรรม หลักคุณธรรม หลักความโปร่งใส หลักการมีส่วนร่วม หลักความรับผิดชอบหลักความคุ้มค่า และหลักการของการใช้โรงเรียนเป็นฐาน (School Base Management : SBM) ซึ่งผลผลิตที่ได้รับคือ ได้ทีมงาน (Team) ที่มีหลักในการรักษาความคงทนของ ทีม คือ T : Trust คือ ความไว้วางใจซึ่งกันและกันในการปฏิบัติงาน E : Empathy คือ ความเข้าอกเข้าใจซึ่งกันและกัน A : Agreement คือ มีข้อตกลงร่วมกัน M : Mutual Benefit คือ ผลประโยชน์รับร่วมกันหรือมี ความรับผิดชอบร่วมกัน
๒. การพัฒนา (Development : D๒ ) เป็นการพัฒนาบุคลากรเพื่อเพิ่มขีดความสามารถ ในการดำเนินกิจกรรมตามแผนที่กำหนดไว้ให้แก่คณะกรรมการแต่ละชุดด้วยวิธีการที่หลากหลาย เช่น การสัมมนา การศึกษาดูงาน โดยอาศัยหลักการและกระบวนการการจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM.) ๗ ขั้นตอน ได้แก่
๒.๑ การบ่งชี้ความรู้คือ การวิเคราะห์ความรู้ที่มีอยู่ในตัวบุคลากรของโรงเรียน ว่าต้องการรู้อะไร ไม่รู้อะไร รู้อะไรบ้างแล้ว แล้วนำมาจำแนกออกเป็นกลุ่มส่งเสริม และกลุ่มพัฒนา
๒.๒ การสร้างและแสวงหาความรู้คือ การที่แสวงความรู้จากแหล่งต่างๆ ทั้ง ที่เป็นทรัพยากรบุคคล และเอกสารความรู้ที่บุคลากรของโรงเรียนต้องการรู้ อยากเรียนรู้
๒.๓ การประมวลและกลั่นกรองความรู้ คือ การนำความรู้ที่แสวงหามานั้นกลั่นกรองเลือกสรร ความรู้ที่ทันสมัยไม่เก่าเกินไป และสามารถนำมาเรียนรู้ได้จริงมีแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้
๒.๔ การจัดหมวดหมู่ความรู้ คือ การนำความรู้ที่ประมวลกลั่นกรองแล้วมาจัดเป็นหมวดหมู่เพื่อสะดวกต่อการค้นคว้าของบุคลกร
๒.๕ การเข้าถึงความรู้ คือ การประชาสัมพันธ์ถึงแหล่งเรียนรู้ที่จัดเก็บเข้าหมวดหมู่แล้ว หรือบอกแหล่งที่จะศึกษาค้นคว้าให้สามารถเข้าศึกษาได้ง่ายและรวดเร็ว เช่น การใช้อินเตอร์เน็ต ระบบ ICT หรือศูนย์ วิทยาการ และห้องสมุด เป็นต้น
๒.๖ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คือ การจัดเวทีให้บุคลากรได้มีโอกาสพูดคุยถึงเรื่องที่ได้เรียนรู้ ซึ่งเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ และเรียนรู้ไปด้วยกัน เพื่อเป็นข้อมูลในการดำเนินงาน
๒.๗ การเรียนรู้คือ การลงมือปฏิบัติตามโครงการหรือกิจกรรมที่ตนเองและคณะรับผิดชอบบนพื้นฐานของความรู้ที่ได้รับ
การพัฒนาบุคลากรนี้ ให้เป็นไปตามความต้องการของบุคลากร และที่สำคัญต้องมีการ พัฒนาสื่อ เทคโนโลยีด้าน ICT ให้มีสมรรถนะที่สามารถเป็นเครื่องมือสำหรับบุคลากรในการสืบค้นข้อมูลต่างๆ ที่ เกี่ยวข้องกับภาระงานที่ปฏิบัติ ซึ่งฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีและนับว่าเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการส่งเสริม สนับสนุนให้มีการพัฒนาบุคลากรจนมีความรู้ความสามารถในการที่จะนำไปพัฒนาภาระงานของตน ตลอดจน ทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลผลิตที่ได้ คือ ทีมงานที่มีคุณภาพสูง (High Quality Team)
๓. การปฏิบัติ(Do : D๓ ) เป็นการที่ทีมงานในแต่ละทีมลงมือปฏิบัติตามโครงการหรือกิจกรรมที่ ได้รับมอบหมาย โดยจะต้องอาศัยหลักการปฏิบัติเชิงคุณภาพตามวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (Deming Circle : PDCA) กระบวนการที่สำคัญคือกระบวนการวางแผน (P : Plan) ซึ่งกำหนดไว้ ๘ ขั้นตอน คือ
๓.๑ ข้อมูลมากมาย หมายถึง การหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานตามโครงการหรือ กิจกรรม เช่น ข้อมูลด้านสื่อวัสดุอุปกรณ์ ข้อมูลด้านบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลวันเวลาที่เคยปฏิบัติ ข้อมูลด้าน งบประมาณ ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล ข้อมูลด้านโอกาสและอุปสรรคในการดำเนินงาน เป็นต้น
๓.๒ ทำนายอนาคต หมายถึง การนำข้อมูลที่ได้จากกระบวนที่ ๓.๑ วิเคราะห์และคาดการณ์ถึง ความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นควรอยู่ในระดับใด มีโอกาสมากระดับใด หรือมีความเสี่ยงระดับใด ทำนองเดียวกับการ กำหนดวิสัยทัศน์
๓.๓ กำหนดเป็นเป้าหมาย หมายถึง การกำหนดเป็นเป้าหมายของการดำเนินงานตามโครงการ หรือกิจกรรม โดยอาศัยข้อมูลหลัก ที่ได้จาก กระบวนการที่ ๓.๒ ซึ่งต้องพิจารณาร่วมกับวัตถุประสงค์ของ โครงการหรือกิจกรรม โดยที่เป้าหมายนั้นต้องไม่สูงหรือใหญ่เกินไป ควรเป็นเป้าหมายที่มีโอกาสประสบ ความสำเร็จได้สูง และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของกิจกรรม
๓.๔ ขยายเป็นวิธีการ หมายถึง นำเป้าหมายของการดำเนินการจากกระบวนการที่ ๓.๓ มากำหนดเป็นวิธีการในการดำเนินการเพื่อให้ครอบคลุมและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
๓.๕ นำงบประมาณมาพิจารณา หมายถึง การนำวิธีการต่างๆ ที่ได้จากกระบวนการที่ ๓.๔ ซึ่ง จะต้องมีการใช้วัสดุอุปกรณ์ หรือวิทยากร หรือทรัพยากรด้าน ICT รวมถึงค่าอาหาร ค่ารถ และอื่นๆ ที่จะ นำมาซึ่งค่าใช้จ่าย เพื่อกำหนดงบประมาณที่จะใช้และต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าและประหยัด
๓.๖ กำหนดเวลาในการปฏิบัติหมายถึง การกำหนดช่วงระยะเวลาในการดำเนินงานที่คาดว่าจะมีอุปสรรคน้อยที่สุด และจะเกิดผลสำเร็จบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและเกิด ประสิทธิผลในระดับสูง
๓.๗ จัดทำเป็นเอกสาร หมายถึง การนำสิ่งต่างๆ ที่ได้จากกระบวนการที่ ๓.๑ ถึง ๓.๖ มาจัดทำ เป็นเอกสารที่เรียกว่า แผนการดำเนินงาน แผนปฏิบัติการตามโครงการ..... ซึ่งทีมงานทุกคน ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ต้องรับทราบและยึดถือเป็นตำราในการปฏิบัติตามโครงการหรือกิจกรรม
๓.๘ ปฏิบัติการอย่างมีส่วนร่วม หมายถึง การนำเอกสารที่จัดทำในกระบวนการที่ ๓.๗ มาศึกษา อีกครั้ง แล้วลงมือปฏิบัติการอย่างมีส่วนร่วมทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
๔. การกำกับติดตาม (Direction : D๔ ) เป็นการประเมินเพื่อการปรับปรุงและพัฒนาให้ภาระงานที่ ทีมงานดำเนินการอยู่มีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลสูงสุดโดยอาศัยหลักการและกระบวนการของ ระบบ วงจรคุณภาพ P-D-C-A (Deming Circle) กระบวนการนิเทศ (Supervision) โดยใช้หลักการการนิเทศแบบ กัลยาณมิตร คือการใช้หลักธรรมกัลยาณมิตร ธรรม ๗ ได้แก่ น่าคบหา น่ายกย่อง รู้จักพูดให้ได้ผล รู้จัก ชี้แจงให้เข้าใจ อดทนต่อถ้อยคำแถลงเรื่องราวล้ำลึกได้ ไม่ชักจูงใจไปในทางเสื่อมเสีย และนำไปสู่การ นิเทศโดยใช้หลักอริยสัจ ได้แก่
ขั้นทุกข์ คือ การกำหนดและจัดประเด็นปัญหา
ขั้นสมุทัย คือ การร่วมคิดวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา และ การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
ขั้นนิโรธ คือ การกำหนดจุดหมายหรือสภาวะพ้นปัญหา การร่วมคิด วิเคราะห์ ความเป็นไปได้ ของการแก้ปัญหา และ การจัดลำดับจุดหมายของสภาวะพ้นปัญหา
ขั้นมรรค คือ การปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหาตามแนวทางที่ถูกต้อง
ในการกำกับติดตาม ผู้บริหารจะได้ข้อมูลย้อนกลับส่วนหนึ่งที่ทีมงานจะต้องนำมาพิจารณาดำเนินการ แก้ไขเพื่อพัฒนาระบบการทำงาน ผลผลิตที่ได้ คือ งานที่ดีเลิศ (Excellent Job) ที่มีประสิทธิภาพและเกิด ๗ ประสิทธิผลในระดับสูง และในขั้นตอนสุดท้ายคือการรายงานสู่สาธารณะชน ด้วยวิธีการที่หลากหลาย เช่น การรายงานผลการพัฒนาการศึกษาของโรงเรียน (SAR) การประชาสัมพันธ์ทาง facebookของโรงเรียน การจัดทำเอกสารแผ่นพับเผยแพร่ การประชุมผู้ปกครอง ฯลฯ
รูปแบบการบริหารแบบ ๔ D นี้สามารถนำไปใช้ในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย เช่น กิจกรรมส่งเสริมงานวิชาการ กิจกรรมเสริมหลักสูตรต่าง ๆ กิจกรรมพัฒนาผู้เรียน การพัฒนาสิ่งแวดล้อม ภายในโรงเรียน ระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน เป็นต้น ทั้งนี้ต้องอาศัยบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่ ผู้บริหารจะต้องมีข้อมูลพื้นฐานของบุคลากรอยู่ในมือ เพื่อให้การจัดบุคลากรลงสู่งานหรือกิจกรรมได้ถูกต้อง (Put the right man on the right job)
สภาพปัญหา
จาการประเมินภายนอกรอบ ๓ คณะกรรมการประเมินภายนอกรอบ ๓
ได้ให้ข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา ดังนี้
๑. ผู้เรียนที่มีผลการเรียนต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐาน ควรได้รับการพัฒนาให้มีผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนสูงขึ้นอย่างเป็นระบบ
๒. ส่งเสริมให้ผู้เรียนได้รับการฝึกฝนความสามารถในด้านการคิดวิเคราะห์ คิดสังเคราะห์อย่างสร้างสรรค์และคิดอย่างมีวิจารณญาณ ให้อยู่ในระดับดี
๓. ครูทุกคนควรจัดการเรียนการสอนเพื่อยกระดับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนที่ต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐาน รวมทั้งส่งเสริมให้ครูทุกคนได้รับการพัฒนาด้านการประเมินแบบวัด แบบทดสอบ และการจัดทำวิจัยในชั้นเรียนทุกภาคเรียน โดยจัดกิจกรรมฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ และกิจกรรมดูงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง
๔. สถานศึกษาเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายร่วมบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ โปร่งใสและตรวจสอบได้
๕. ควรมีนวัตกรรมหรือตัวอย่างการปฏิบัติที่เป็นเลิศ (GoodPractice) ของสถานศึกษาที่เป็นประโยชน์ต่อสังคม
จากข้อเสนอแนะดังกล่าว โรงเรียนจึงค้นคว้าหารรูปแบบการปฏิบัติที่เป็นเลิศ (GoodPractice) ของสถานศึกษา คือ รูปแบบการบริหารแบบ ๔ D เพื่อพัฒนาคุณภาพการศึกษาของโรงเรียนบ้านค้อราษฎร์บำรุงวิทยา
วิธีการ/ขั้นตอน/กระบวนการที่ดีของโรงเรียน
รูปแบบการบริหารแบบ ๔D เป็นรูปแบบที่ผู้รายงานสังเคราะห์ขึ้นมาจากหลักการและทฤษฎีการ บริหาร การปฏิรูปการศึกษา โดยนำมาเชื่อมโยงให้มีความสอดคล้องเป็นวงจรเชิงระบบ ซึ่งประกอบด้วย การกระจายอำนาจ (D๑ ) การพัฒนา (D๒ ) การปฏิบัติ(D๓ ) และการกำกับติดตาม (D๔ ) โดยที่ในแต่ขั้นตอนยังมี องค์ประกอบย่อยที่ทำให้ขั้นตอนนั้นมีความหมายและสามารถดำเนินการได้ โดยใช้หลักการทางการบริหาร ต่างๆ เช่น หลักธรรมาภิบาล หลักการสร้างทีมงาน การบริหารจัดการความรู้ (KM.) วงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (P D C A) หลักของการวางแผน การนิเทศแบบกัลยาณมิตร เทคนิคการรายงาน เป็นต้น ซึ่งรายละเอียดของ ขั้นตอนในการใช้รูปแบบการบริหารแบบ ๔D มีดังต่อไปนี้
๑. การกระจายอำนาจ (Decentralization : D๑ ) เป็นการมอบอำนาจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติ หน้าที่ ตามภาระงาน เป็นการกระจายอำนาจตามลำดับความรับผิดชอบไปสู่บุคลากรเป้าหมาย โดย อาศัยหลักธรรมาภิบาล (Good governance) ได้แก่ หลักนิติธรรม หลักคุณธรรม หลักความโปร่งใส หลักการมีส่วนร่วม หลักความรับผิดชอบหลักความคุ้มค่า และหลักการของการใช้โรงเรียนเป็นฐาน (School Base Management : SBM) ซึ่งผลผลิตที่ได้รับคือ ได้ทีมงาน (Team) ที่มีหลักในการรักษาความคงทนของ ทีม คือ T : Trust คือ ความไว้วางใจซึ่งกันและกันในการปฏิบัติงาน E : Empathy คือ ความเข้าอกเข้าใจซึ่งกันและกัน A : Agreement คือ มีข้อตกลงร่วมกัน M : Mutual Benefit คือ ผลประโยชน์รับร่วมกันหรือมี ความรับผิดชอบร่วมกัน
๒. การพัฒนา (Development : D๒ ) เป็นการพัฒนาบุคลากรเพื่อเพิ่มขีดความสามารถ ในการดำเนินกิจกรรมตามแผนที่กำหนดไว้ให้แก่คณะกรรมการแต่ละชุดด้วยวิธีการที่หลากหลาย เช่น การสัมมนา การศึกษาดูงาน โดยอาศัยหลักการและกระบวนการการจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM.) ๗ ขั้นตอน ได้แก่
๒.๑ การบ่งชี้ความรู้คือ การวิเคราะห์ความรู้ที่มีอยู่ในตัวบุคลากรของโรงเรียน ว่าต้องการรู้อะไร ไม่รู้อะไร รู้อะไรบ้างแล้ว แล้วนำมาจำแนกออกเป็นกลุ่มส่งเสริม และกลุ่มพัฒนา
๒.๒ การสร้างและแสวงหาความรู้คือ การที่แสวงความรู้จากแหล่งต่างๆ ทั้ง ที่เป็นทรัพยากรบุคคล และเอกสารความรู้ที่บุคลากรของโรงเรียนต้องการรู้ อยากเรียนรู้
๒.๓ การประมวลและกลั่นกรองความรู้ คือ การนำความรู้ที่แสวงหามานั้นกลั่นกรองเลือกสรร ความรู้ที่ทันสมัยไม่เก่าเกินไป และสามารถนำมาเรียนรู้ได้จริงมีแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้
๒.๔ การจัดหมวดหมู่ความรู้ คือ การนำความรู้ที่ประมวลกลั่นกรองแล้วมาจัดเป็นหมวดหมู่เพื่อสะดวกต่อการค้นคว้าของบุคลกร
๒.๕ การเข้าถึงความรู้ คือ การประชาสัมพันธ์ถึงแหล่งเรียนรู้ที่จัดเก็บเข้าหมวดหมู่แล้ว หรือบอกแหล่งที่จะศึกษาค้นคว้าให้สามารถเข้าศึกษาได้ง่ายและรวดเร็ว เช่น การใช้อินเตอร์เน็ต ระบบ ICT หรือศูนย์ วิทยาการ และห้องสมุด เป็นต้น
๒.๖ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คือ การจัดเวทีให้บุคลากรได้มีโอกาสพูดคุยถึงเรื่องที่ได้เรียนรู้ ซึ่งเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ และเรียนรู้ไปด้วยกัน เพื่อเป็นข้อมูลในการดำเนินงาน
๒.๗ การเรียนรู้คือ การลงมือปฏิบัติตามโครงการหรือกิจกรรมที่ตนเองและคณะรับผิดชอบบนพื้นฐานของความรู้ที่ได้รับ
การพัฒนาบุคลากรนี้ ให้เป็นไปตามความต้องการของบุคลากร และที่สำคัญต้องมีการ พัฒนาสื่อ เทคโนโลยีด้าน ICT ให้มีสมรรถนะที่สามารถเป็นเครื่องมือสำหรับบุคลากรในการสืบค้นข้อมูลต่างๆ ที่ เกี่ยวข้องกับภาระงานที่ปฏิบัติ ซึ่งฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีและนับว่าเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการส่งเสริม สนับสนุนให้มีการพัฒนาบุคลากรจนมีความรู้ความสามารถในการที่จะนำไปพัฒนาภาระงานของตน ตลอดจน ทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลผลิตที่ได้ คือ ทีมงานที่มีคุณภาพสูง (High Quality Team)
๓. การปฏิบัติ(Do : D๓ ) เป็นการที่ทีมงานในแต่ละทีมลงมือปฏิบัติตามโครงการหรือกิจกรรมที่ ได้รับมอบหมาย โดยจะต้องอาศัยหลักการปฏิบัติเชิงคุณภาพตามวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (Deming Circle : PDCA) กระบวนการที่สำคัญคือกระบวนการวางแผน (P : Plan) ซึ่งกำหนดไว้ ๘ ขั้นตอน คือ
๓.๑ ข้อมูลมากมาย หมายถึง การหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานตามโครงการหรือ กิจกรรม เช่น ข้อมูลด้านสื่อวัสดุอุปกรณ์ ข้อมูลด้านบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลวันเวลาที่เคยปฏิบัติ ข้อมูลด้าน งบประมาณ ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล ข้อมูลด้านโอกาสและอุปสรรคในการดำเนินงาน เป็นต้น
๓.๒ ทำนายอนาคต หมายถึง การนำข้อมูลที่ได้จากกระบวนที่ ๓.๑ วิเคราะห์และคาดการณ์ถึง ความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นควรอยู่ในระดับใด มีโอกาสมากระดับใด หรือมีความเสี่ยงระดับใด ทำนองเดียวกับการ กำหนดวิสัยทัศน์
๓.๓ กำหนดเป็นเป้าหมาย หมายถึง การกำหนดเป็นเป้าหมายของการดำเนินงานตามโครงการ หรือกิจกรรม โดยอาศัยข้อมูลหลัก ที่ได้จาก กระบวนการที่ ๓.๒ ซึ่งต้องพิจารณาร่วมกับวัตถุประสงค์ของ โครงการหรือกิจกรรม โดยที่เป้าหมายนั้นต้องไม่สูงหรือใหญ่เกินไป ควรเป็นเป้าหมายที่มีโอกาสประสบ ความสำเร็จได้สูง และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของกิจกรรม
๓.๔ ขยายเป็นวิธีการ หมายถึง นำเป้าหมายของการดำเนินการจากกระบวนการที่ ๓.๓ มากำหนดเป็นวิธีการในการดำเนินการเพื่อให้ครอบคลุมและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
๓.๕ นำงบประมาณมาพิจารณา หมายถึง การนำวิธีการต่างๆ ที่ได้จากกระบวนการที่ ๓.๔ ซึ่ง จะต้องมีการใช้วัสดุอุปกรณ์ หรือวิทยากร หรือทรัพยากรด้าน ICT รวมถึงค่าอาหาร ค่ารถ และอื่นๆ ที่จะ นำมาซึ่งค่าใช้จ่าย เพื่อกำหนดงบประมาณที่จะใช้และต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าและประหยัด
๓.๖ กำหนดเวลาในการปฏิบัติหมายถึง การกำหนดช่วงระยะเวลาในการดำเนินงานที่คาดว่าจะมีอุปสรรคน้อยที่สุด และจะเกิดผลสำเร็จบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและเกิด ประสิทธิผลในระดับสูง
๓.๗ จัดทำเป็นเอกสาร หมายถึง การนำสิ่งต่างๆ ที่ได้จากกระบวนการที่ ๓.๑ ถึง ๓.๖ มาจัดทำ เป็นเอกสารที่เรียกว่า แผนการดำเนินงาน แผนปฏิบัติการตามโครงการ..... ซึ่งทีมงานทุกคน ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ต้องรับทราบและยึดถือเป็นตำราในการปฏิบัติตามโครงการหรือกิจกรรม
๓.๘ ปฏิบัติการอย่างมีส่วนร่วม หมายถึง การนำเอกสารที่จัดทำในกระบวนการที่ ๓.๗ มาศึกษา อีกครั้ง แล้วลงมือปฏิบัติการอย่างมีส่วนร่วมทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
๔. การกำกับติดตาม (Direction : D๔ ) เป็นการประเมินเพื่อการปรับปรุงและพัฒนาให้ภาระงานที่ ทีมงานดำเนินการอยู่มีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลสูงสุดโดยอาศัยหลักการและกระบวนการของ ระบบ วงจรคุณภาพ P-D-C-A (Deming Circle) กระบวนการนิเทศ (Supervision) โดยใช้หลักการการนิเทศแบบ กัลยาณมิตร คือการใช้หลักธรรมกัลยาณมิตร ธรรม ๗ ได้แก่ น่าคบหา น่ายกย่อง รู้จักพูดให้ได้ผล รู้จัก ชี้แจงให้เข้าใจ อดทนต่อถ้อยคำแถลงเรื่องราวล้ำลึกได้ ไม่ชักจูงใจไปในทางเสื่อมเสีย และนำไปสู่การ นิเทศโดยใช้หลักอริยสัจ ได้แก่
ขั้นทุกข์ คือ การกำหนดและจัดประเด็นปัญหา
ขั้นสมุทัย คือ การร่วมคิดวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา และ การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
ขั้นนิโรธ คือ การกำหนดจุดหมายหรือสภาวะพ้นปัญหา การร่วมคิด วิเคราะห์ ความเป็นไปได้ ของการแก้ปัญหา และ การจัดลำดับจุดหมายของสภาวะพ้นปัญหา
ขั้นมรรค คือ การปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหาตามแนวทางที่ถูกต้อง
ในการกำกับติดตาม ผู้บริหารจะได้ข้อมูลย้อนกลับส่วนหนึ่งที่ทีมงานจะต้องนำมาพิจารณาดำเนินการ แก้ไขเพื่อพัฒนาระบบการทำงาน ผลผลิตที่ได้ คือ งานที่ดีเลิศ (Excellent Job) ที่มีประสิทธิภาพและเกิด ๗ ประสิทธิผลในระดับสูง และในขั้นตอนสุดท้ายคือการรายงานสู่สาธารณะชน ด้วยวิธีการที่หลากหลาย เช่น การรายงานผลการพัฒนาการศึกษาของโรงเรียน (SAR) การประชาสัมพันธ์ทาง facebookของโรงเรียน การจัดทำเอกสารแผ่นพับเผยแพร่ การประชุมผู้ปกครอง ฯลฯ
รูปแบบการบริหารแบบ ๔ D นี้สามารถนำไปใช้ในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย เช่น กิจกรรมส่งเสริมงานวิชาการ กิจกรรมเสริมหลักสูตรต่าง ๆ กิจกรรมพัฒนาผู้เรียน การพัฒนาสิ่งแวดล้อม ภายในโรงเรียน ระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน เป็นต้น ทั้งนี้ต้องอาศัยบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่ ผู้บริหารจะต้องมีข้อมูลพื้นฐานของบุคลากรอยู่ในมือ เพื่อให้การจัดบุคลากรลงสู่งานหรือกิจกรรมได้ถูกต้อง (Put the right man on the right job)